Personvernerklæring

Hvem som er ansvarlig

Villa Nord AS, organisasjonsnummer 935 241 359, Falkenborgvegen 9, 7044 Trondheim, er ansvarlig for behandlingen som beskrives på denne siden (behandlingsansvarlig). Hotellet ligger i Dronningens gate 26 i Trondheim. Spørsmål om opplysningene dine sendes til info@villanord.no.

Vi er en del av Strawberry. Strawberry har sitt eget personvernombud. Personvernombudet er ombud for alle hoteller tilknyttet Strawberry, inkludert for oss, og er vårt kontaktpunkt for Datatilsynet. Du kan kontakte personvernombudet på DPO@choice.no.

Når vi behandler opplysninger om deg

• når du besøker villanord.no
• når du sjekker ledige rom eller bestiller et rom
• når du bestiller et bord eller en opplevelse
• når du kjøper et gavekort
• når du melder deg på nyheter fra oss
• når du søker jobb hos oss
• når du kontakter oss
• når du bor hos oss, fra åpningen i januar 2027

Hver situasjon beskrives under: hva vi samler inn, hvorfor, hvem som hjelper oss, og hvor lenge vi tar vare på det.

Besøk på villanord.no

Når du åpner en side, sender nettleseren din IP-adressen din, opplysninger om nettleser og enhet og adressen til siden til Cloudflare, selskapet som leverer og beskytter nettsiden vår. Cloudflare bruker dette til å vise siden og til å stanse angrep og misbruk. Våre egne tekniske logger over disse forespørslene (sideadressen, nettlesertype og omtrentlig plassering, aldri IP-adressen din) tas vare på i høyst 14 dager til feilsøking, hos drifts- og overvåkingsleverandørene våre i EU. Grunnlaget er vår berettigede interesse i en trygg nettside som virker (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Nettsiden tar vare på sine egne innstillinger bare i din nettleser, som valget ditt om informasjonskapsler og om du har lukket et varsel. Analyse- og markedsføringsverktøy kjører bare med ditt samtykke; hvilke som er i bruk, og valgene dine, vises alltid under Cookie-innstillinger nederst på siden og på siden om informasjonskapsler.

Innholdet på nettsiden styres i et system på Microsoft Azure-tjenester i Norge og Sverige. Det mottar aldri opplysninger om besøkende.

Sjekke ledige rom og bestille et rom

Ledige rom og rombestillinger går gjennom bestillingstjenesten vår på book.villanord.no, som vi deler med de andre Strawberry-hotellene. Den åpnes inne på våre sider, eller tar deg til book.villanord.no, når du ber om det, og samler inn det en reservasjon trenger: navn og kontaktopplysninger, datoer og antall gjester, betalings- eller garantiopplysninger og ønsker du legger til. Grunnlaget er avtalen du inngår med oss (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Opplysningene behandles innenfor Strawberry av bestillingstjenesten vår, hotellsystemet vårt og betalingsleverandøren. Vi tar vare på bestillingsopplysninger gjennom oppholdet og den tiden som trengs for å håndtere reservasjonen etterpå, og deretter så lenge bokføringsloven krever det for fakturaer og betalinger, det vil si fem år.

Logger du inn med Strawberry-kontoen din inne i bestillingsvinduet, gjelder Strawberrys personvernerklæring for medlemskapet ditt.

Bestiller du gjennom et reisebyrå eller et bestillingsnettsted, får vi reservasjonen din fra dem.

Bestille et bord eller en opplevelse

Bord og opplevelser bestilles gjennom den samme bestillingstjenesten og håndteres i restaurantsystemet vårt. Vi samler inn navn, kontaktopplysninger, dato og tidspunkt, antall gjester og ønsker du legger til. Grunnlaget er avtalen med deg. Restaurantbestillinger tas vare på så lenge det er nødvendig for å oppfylle bestillingen din, og i ett år for å kunne tilby deg personlig tilpassede tjenester hvis du kommer tilbake; betalingsbilag i fem år etter bokføringsloven.

Kjøpe et gavekort

Gavekortbutikken på gavekortsiden vår drives av Gift Up (Koan Adventures Ltd, Storbritannia), som behandler kjøpet på vegne av oss: kjøperens navn og e-postadresse, mottakerens navn og e-postadresse, hilsenen, beløpet og betalingen, som Adyen håndterer. Grunnlaget er avtalen med deg.

Gift Up lagrer opplysninger i Microsofts datasentre i EU og Storbritannia. Storbritannia er anerkjent av EU som et trygt mottakerland, og Gift Ups avtale med oss inneholder EUs standardavtaler. Gavekort og kjøpsopplysninger tas vare på gjennom kortets gyldighet og deretter i fem år etter bokføringsloven.

Nyheter og tilbud på e-post

Hvis du melder deg på nyhetsbrevet vårt, lagrer og bruker vi e-postadressen din til å sende deg nyheter og tilbud fra Villa Nord til du melder deg av. Grunnlaget er samtykket ditt (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og markedsføringsloven. Påmelding og utsending håndteres av Braze (Braze, Inc., USA) på selskapets europeiske servere i Frankfurt; Braze er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework og bundet av EUs standardavtaler for eventuell støttetilgang fra USA. Hver e-post har en avmeldingslenke, og du kan alltid skrive til info@villanord.no.

Søke jobb hos oss

Rekruttering skjer i OneCruiter (Grade AB, Sverige), rekrutteringsverktøyet vi deler med de andre Strawberry-hotellene. Karrieresiden vår viser de ledige stillingene i et vindu fra OneCruiter, og når du søker, behandles søknaden, CV-en og kontaktopplysningene dine der. Strawberry Hotels AS (org.nr. 990 465 339, Postboks 2424 Solli, 0201 Oslo, privacy@strawberry.no) er behandlingsansvarlig for søknaden din, slik karrieresidenes egen personvernerklæring oppgir; Villa Nord får tilgang til den som rekrutterende hotell. Grunnlaget er samtykket ditt (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Alle dokumenter knyttet til søknaden din lagres rutinemessig i tre år, men blir bare behandlet i forbindelse med den aktuelle rekrutteringen eller hvis loven krever det.

Vi ber karrierevinduet bare om den teknologien det strengt trenger. Det laster fortsatt skrifttyper og skript fra Google, jQuery, jsDelivr og Amazon, og slår opp din omtrentlige plassering gjennom ipinfo.io i USA.

Kontakte oss

Når du sender oss e-post, ringer eller skriver til oss i sosiale medier, bruker vi det du sender for å svare deg. Vi behandler det du sender så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre henvendelsen din.

Bo hos oss

Fra åpningen i januar 2027 behandler vi også opplysninger til gjesteregistrering, romnøkler og kameraovervåking i bygget. Som ved de andre Strawberry-hotellene lagres logger fra nøkkelkort i 21 dager, og opptak fra kameraovervåking slettes etter 30 dager. Detaljene fullføres i en datert revisjon før åpningen.

Hvem som mottar opplysningene dine

• Cloudflare, Inc. (USA) og overvåkingsleverandøren vår (EU): leverer og beskytter nettsiden og tar vare på de tekniske loggene.
• Microsoft Azure (Norge og Sverige): drifter innholdssystemet.
• Strawberry (Norge), som vi er en del av, med hotellsystemet vårt: bestillinger og opphold.
• Restaurantsystemet vårt (Norge): restaurantbestillinger.
• Gift Up og Adyen (Storbritannia og Nederland): gavekort og betalingen av dem.
• Braze, Inc. (USA, europeisk drift i Frankfurt): sender nyhetsbrevet vårt.
• Grade AB / OneCruiter (Sverige): rekruttering, på vegne av Strawberry Hotels AS som behandlingsansvarlig.
• Offentlige myndigheter, når loven krever det.

Alle behandler opplysninger under skriftlige avtaler; for rekruttering er Strawberry Hotels AS behandlingsansvarlig. Vi selger aldri opplysninger om deg.

Overføring til land utenfor EØS

Våre egne tjenester kjører i EU/EØS. Cloudflare behandler opplysninger i USA under EUs standardavtaler og rammeverket EU-US Data Privacy Framework. Gift Up behandler opplysninger i Storbritannia og EU, med betalingsservere i USA og Asia som sender bestillingene dit, under standardavtalene. Braze lagrer nyhetsbrevdata i Frankfurt og er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework for eventuell tilgang fra USA. Plasseringsoppslaget i karrierevinduet sender IP-adressen din til ipinfo.io i USA. De andre leverandørene våre behandler opplysninger i EU/EØS så langt de kan, og bruker EUs standardavtaler der de ikke kan. Du kan be oss om en kopi av garantiene.

Hvor lenge vi tar vare på opplysninger

• Tekniske logger fra nettsiden: høyst 14 dager.
• Bestillinger og gavekort: oppholdet eller kortets gyldighet (restaurantbestillinger også ett år for personlig tilpassede tjenester), deretter fem år for fakturaer og betalinger (bokføringsloven).
• Påmelding til nyheter: til du melder deg av.
• Jobbsøknader: lagres rutinemessig i tre år av Strawberry Hotels AS, som er behandlingsansvarlig for rekruttering.
• Korrespondanse: så lenge det er nødvendig for å besvare og loggføre henvendelsen din.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn i opplysningene vi har om deg, få dem rettet eller slettet, be oss begrense bruken, protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse, og få utlevert opplysningene du har gitt oss i et maskinlesbart format. Samtykke du har gitt, kan du trekke tilbake når som helst; tilbaketrekkingen påvirker ikke det som skjedde før.

Har du spørsmål om opplysningene dine, er du velkommen til å kontakte oss på info@villanord.no; vi svarer innen 30 dager. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Sikkerhet

Vi beskytter opplysninger med tilgangskontroll og kryptering, og hver leverandør nevnt over er bundet av en skriftlig avtale om hvordan de kan håndteres.

Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen når behandlingen vår endrer seg, og skriver datoen øverst.